L’archiviazione della PEC in poche semplici mosse: Mail Store

L’archiviazione della PEC rappresenta una delle urgenze che tutti gli avvocati prima o poi devono fronteggiare.

Dopo aver aperto la casella di posta elettronica certificata tutti la usiamo senza preoccuparci della sua capienza. In realtà il sistema di funzionamento dei depositi telematici non è proprio risparmioso. Si inviano PEC per i depositi nel PCT con una busta telematica di dimensione fino a 30MB che può in concreto raggiungere una dimensione massima di 42 MB. Il contenuto della PEC (il file Atto.enc) torna indietro nella ricevuta di consegna e quindi un deposito della dimensione complessiva di 42MB può raggiungere fino ad 84MB. Vi rendete conto quindi di quanto sia semplice riempire la casella di posta elettronica certificata quando si eseguono molti depositi e ricevere un messaggio dal vostro fornitore del servizio come quello che segue:

Di certo la soluzione proposta dal fornitore del servizio, ovvero il download dei messaggi delle PEC nel client di posta con cancellazione dal server, è quella più semplice ed intuitiva. E’ ovviamente possibile anche aumentare la capienza della casella di posta elettronica con conseguente aggravio di costi.

A mio avviso queste soluzioni non sono soddisfacenti.

Esistono precisi obblighi per gli avvocati che sono tenuti alla conservazione sostitutiva di tutti i messaggi di posta elettronica certificata.

L’art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) stabilisce che i documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento sono conservati “in modo permanente con modalità digitali” nel rispetto delle regole tecniche.

Sostanzialmente le regole tecniche dicono che i documenti (in questo caso le PEC) devono essere archiviate su supporto digitale nel formato originario, l’archivio deve essere firmato digitalmente ed infine deve essere apposta marca temporale.

Quindi bisogna trovare un modo sicuro per scaricare le mail dal server, in modo che esse possano essere archiviate senza modifiche rispetto alla versione originale, per poi essere firmate con apposizione di marcatura temporale.

La semplice stampa su carta dei messaggi non è un mezzo idoneo per la loro conservazione.

Esistono servizi di conservazione sostitutiva delle PEC ma rappresentano anch’essi un onere aggiuntivo per le nostre tasche con costi fissi poiché le soluzioni proposte prevedono abbonamenti annuali e spazio limitato per l’archiviazione.

Dopo una lunga ricerca ho trovato la soluzione: Mail Store.

Mail Store è un software in grado di consentire l’archiviazione delle mail in maniera sicura.

L’archivio può essere successivamente salvato e sottoscritto con firma digitale con apposizione della marcatura temporale così come previsto dalla legge. Dopo l’apposizione della marca temporale si può masterizzare l’intero archivio su supporto non riscrivibile (CD Rom o DVD) ed ecco che tutte le PEC risulteranno legalmente conservate in modo sicuro.

Mail Store è compatibile con qualsiasi sistema di posta elettronica e quindi potrete salvare sul vostro pc anche l’intero archivio di Gmail, Hotmail e di qualunque altro fornitore di servizio. Basta seguire le istruzioni presenti nel sito e la procedura dell’interfaccia del programma che è molto facile da usare.

Interessantissime ed utili le funzioni di ricerca delle mail che superano di gran lunga quelle dei vari client di posta elettronica esistenti.

Mail Store è un software gratuito fino a 4 utenti. Esistono varie fasce di prezzo a partire da 5 utenti.

Perchè è necessario controllare quotidianamente la posta elettronica certificata (PEC)

 

Informazioni su

Avv. Mario Sabatino Law Firm - Italy WEB: www.sabatino.pro Twitter: www.twitter.com/mariosabatino www.twitter.com/studiosabatino